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Las listas de chequeo: una herramienta de utilidad en el control de la calidad de los diferentes procesos
Autor:Chais Esvety Calaña Gonzáles Fecha:04-10-2012
Temática: Calidad
Nivel: N2- Técnicos de Áreas Funcionales
Focus: Restaurantes Independientes y F & B Hoteles
Resumen: Las listas de chequeo son muy útiles en el control de la calidad de los diferentes procesos para evaluar el cumplimiento de especificaciones, normativas y estándares tanto en la producción de alimentos como en los servicios de restauración. La forma en la que se recopila la información para el análisis estadístico posterior y la toma de decisiones se basa fundamentalmente en diferentes formatos de listas de chequeo que engloban de forma general el cumplimiento de los objetivos propuestos en la planificación.

La inspección y el control se aplican a todas las actividades que ocurren en un establecimiento donde se elabore y se ofrezca servicio de alimentos, tanto para chequear el cumplimiento de lo establecido por normativas vigentes de diferentes orígenes y sobre todo sobre aquellos aspectos que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos.

Por ende estas actividades de control se llevan  a cabo tanto en fábricas y establecimientos donde se procesan alimentos; verificando equipos, utensilios y al personal manipulador, se incluyen también todas las actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos incluida las materias primas para estos que se fabriquen, envasen, expendan, exporten o importen, para el consumo humano. La mayoría de las empresas tienen diseñado e implementando un circuito de control que le permite verificar la calidad del producto que lanza al mercado, como así también el impacto o consecuencias que acarrea la presencia de este producto en el mismo.

Uno de los mecanismos más utilizados en el control de las operaciones, estándares y riesgos lo constituyen sin duda las listas de chequeo (checks-list) cuya función básica se centra en la detección a tiempo de condiciones peligrosas que atentan contra el buen desempeño de la operación, el cumplimiento de estándares de calidad y la salud de los consumidores.

Así mismo permite dar seguimiento a problemas detectados y verificar si han evolucionado favorablemente según las medidas tomadas con anterioridad. Existen muchos formatos y tipos de listas de chequeo todo está en la estructura que le otorga cada empresa así como el objetivo que se quiere alcanzar, puede tomarse como base un modelo general, pero lo más importante es que cada lista de chequeo sea particular para cada organización. Las listas de chequeo o de verificación, es una herramienta que entre sus funciones más importantes esta determinar el grado de peligrosidad que se tiene en un lugar o sector de la empresa, de tal forma que se pueda tomar las medidas correctivos necesarios, para tratar de eliminar o caso contrario tratar de reducir ese peligro de modo que no rompa con el continuo desarrollo de las actividades de la organización.
 
El control de calidad en la alimentación

La Calidad de un producto o servicio siempre es compleja de evaluar. La razón es simple, la medida de la calidad puede abordarse desde muy diferentes perspectivas y tiene multitud de posibles soluciones. El control puede ser entendido según la literatura como comprobación e inspección, un acto que se limitaría a la inspección siguiendo en cada caso particular lo que se produce, en el caso de la industria se chequearían los productos, separando los buenos de los defectuosos y en el caso de los servicios la detección continua de incumplimientos en cuanto a lo establecido. Dado esto en el primer caso, el control se basa en las especificaciones de calidad de cada producto por lo que se puede destacar que mientas más cerca se encuentre este de cumplir con las especificaciones más probabilidad tenga de ser aceptado como bueno, por otra parte en los servicios el buen desempeño está dado por el cumplimiento fundamentalmente de estándares y profesionalidad de cada trabajador y sobre esta base se confecciona cada control. Sin embargo la inspección a posteriori no puede evitar las fallas, aspecto que se tienen en cuenta en la gestión moderna tratando de prevenir y tomar medidas que garanticen con la mayor exactitud posible la obtención de lo esperado.

En el control, se evalúa el comportamiento real de la calidad, comparando los resultados obtenidos con los objetivos propuestos para luego actuar reduciendo las diferencias. Se trata, en otras palabras, de comprobar que lo realizado se ajusta a lo planificado. El control de la calidad es imprescindible, de otro modo no podría gestionarse la calidad.

El control de calidad de forma general se basa fundamentalmente en los diferentes canales de retroalimentación que se compone de las etapas siguientes:

  • Evaluar los resultados operativos reales.
  • Comparar estos resultados reales con los objetivos, los cuales fueron previamente definidos en la planificación.
  • Actuar en función de las divergencias, lo cual quiere decir que se debe trabajar en la corrección de las desviaciones y la toma de medidas para evitar que en el futuro estos problemas vuelvan a repetirse

El control de calidad en la industria de los alimentos  involucra al igual que en otros sectores la evaluación del cumplimiento de aplicaciones deseadas y estándares, y se basa en la consistencia de calidad en la entrada y la salida de cada producto en cada uno de los diferentes procesos o etapas definidos para un servicio. El concepto moderno de control total de la calidad involucra evaluaciones sensoriales en todas las etapas del producto, dado que las compañías reconocen que es vital y que en muchas ocasiones es un arma para competir exitosamente en el mercado, sin embargo otras pueden ver el control de calidad como un gasto que no reporta ganancias directas a la empresa.

Utilización de las Listas de chequeo en el control de calidad

Se ha argumentado que para trabajar en Calidad una condición indispensable es evaluar, es decir poder medir. Se necesitan datos no impresiones. Pues bien, habrá que saber qué, cómo, quién, cuándo, por qué, y para qué, se mide. Aquí es donde entran en juego criterios, indicadores y estándares de calidad que van íntimamente ligados. Las listas de chequeo son muy útiles en los controles de estos y cubren las áreas de problemas más comunes.

Las listas de chequeo (cheks-list) se expresan como un listado de preguntas, en forma de cuestionario que sirven para verificar el grado de cumplimiento de determinas reglas establecidas a priori con un fin determinado. El uso de estas listas está generalizado en rubros muy diversos que van desde verificar y determinar las condiciones de los establecimientos hasta  el cumplimiento de especificaciones y estándares en productos y servicios. Su objetivo es asistirle examinando cuidadosamente todas las áreas importantes y considerando que las mejoras pueden ser planificadas. Usar las listas de chequeo no resolverá los problemas, pero si puede ser un paso hacia la identificación y realización de mejoras.

Esta herramienta por lo general es un impreso con formato de diagrama o tabla, preparado por anticipado para registrar datos, de tal forma que se pueda recoger toda la información necesaria con una simple marca de chequeo. La forma de redactar las Listas de Chequeos es variada. Lo aconsejable, siempre, es un diseño sencillo, práctico y fácil de visualizar, de manera tal que quien sea el encargado de responderla se familiarice con la lista de manera rápida y la incorpore a su rutina de trabajo de manera natural. El contenido y extensión de las listas, también es variado, las hay muy breves y también muy extensas, complejas y sencillas, lo cierto es que no siempre las listas de chequeo más completas y exhaustivas son las mejores ni las más exitosas.

La gran complejidad o extensión en algunos casos pueden jugar como factores negativos provocando rechazo en quienes deben responderla por el tiempo que insume hacerlo, o lo que es peor, por el tiempo que, en algunos casos, insume comprenderlas. No debe olvidarse que este tipo de listas son respondidas por lo general por personal que tiene a su cargo un cúmulo de tareas, y deben estar pensadas, entre otras cosas, con el fin de ayudarlos para hacer más ágil y eficiente su tarea, y no para recargarlo de trabajo.

Muchas suelen ser las características que hacen que un producto o servicio sea defectuoso pero por lo general la mayoría de las pérdidas que se generan por dicha razón son atribuibles a pocos tipos de defectos y a su vez de causas, esto da lugar al análisis de estos cuyo procesamiento se obtiene a través de la información recopilada en las listas de chequeo. Se puede hacer uso de alguna Check-List ya elaborada o bien tomarse el trabajo de diseñar una propia ateniéndose a las peculiares necesidades de la organización. De ser posible, siempre es preferible elegir esta última opción porque, redactando la lista se puede contemplar de manera más precisa los intereses de quienes van a usarlas y las particularidades de la institución donde se va a aplicar.

En la restauración la utilización de los Check -list esta aplicada como método de verificación del cumplimiento de manuales de operación, estándares y normativas de obligatorio cumplimiento vigentes. Uno de los ejemplos más importantes son aquellos relacionados con la inocuidad se basan en un control estricto de listas de chequeo que reflejan elementos invalidantes o no identificados que son medidos con rigurosidad para evaluar el riesgo y los peligros potenciales, de igual forma el chequeo de la oferta establecida en servicios característicos como los buffet y levantamientos de control relacionados con insumos, equipamientos y uniformidad. 
  

Chais Esvety Calaña Gonzáles
Licenciado en Ciencias Alimentarias, Master en Ciencia y Tecnología de los Alimentos, Especialista en Gestión de la Calidad, Meliá Hotels International. División Cuba. Instructor, profesor adjunto Departamento A&B, Escuela de Hotelería y Turismo de La Habana.

Bibliografía

* Bichachi, D. El uso de las listas de chequeo ( chek-list) como Herramienta para controlar la calidad de las Leyes. Argentina.
* Departamento de Economía Financiera y dirección de operaciones. E.U.E.E. El control de la calidad y la medición de la calidad en las operaciones turísticas. Modulo del curso 03-04
* Juran J.M. Gryna Frank M Manual de Control de Calidad. Vol. I
* Mira, J. Gómez, J. Criterio, Indicador y Estándar. Universidad Miguel Hernández de Elche
* Universidad de Navarra. Manual de gestión de Calidad. España

 



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