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Cómo preparar el presupuesto 2008 del restaurante
Autor:Francisco Álvarez Fecha:13-12-2007
Temática: Finanzas
Nivel: N1- Gestores / Directores de Unidad de Negocio
Focus: Restaurantes Independientes y F & B Hoteles
Resumen: Llegadas estas fechas y a pesar de la gran carga de trabajo que nos viene encima, es necesario empezar a pensar en el 2008 y por lo menos realizar un presupuesto económico del restaurante. El fin no es otro, que marcarnos unos objetivos de referencia que nos guíen a lo largo de los próximos doce meses y poder gestionar no sólo respecto a los números del año anterior, sino también respecto a unos objetivos de crecimiento de ventas y / o rentabilidad.
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Llegadas estas fechas y a pesar de la gran carga de trabajo que nos viene encima, es necesario empezar a pensar en el 2008 y por lo menos realizar un presupuesto económico del restaurante. El fin no es otro, que marcarnos unos objetivos de referencia que nos guíen a lo largo de los próximos doce meses y poder gestionar no sólo respecto a los números del año anterior, sino también respecto a unos objetivos de crecimiento de ventas y / o rentabilidad.

Para realizar un presupuesto básico se requiere disponer de la siguiente información:

1- Ventas netas (sin IVA) por meses del año, desglosando, si se tuviera, nº de clientes y gasto medio por cliente.
2- Las cuentas de resultados de cada mes del 2007, con detalle de las partidas más importantes.
3- Un calendario perfectamente detallado en las fechas de vacaciones y festividades para determinar como nos afectará el calendario a las ventas.
4- Recoger toda aquella información externa al negocio que nos pueda dar pistas de factores que afecten a nuestras ventas o a nuestros costes, como por ejemplo: aumento de los costes salariales, nuevos competidores en la zona, aumento de los productos (se puede utilizar el IPC como medida de referencia), etc.

Con toda esta información a mano, ya podemos empezar a confeccionar el presupuesto para el 2008. El primer paso será establecer el presupuesto de ventas que, por lo general, se deberían fijar por encima de las alcanzadas en el 2007, salvo que existiera algún factor externo que nos indique que va a suceder lo contrario. Para ello, vamos a fijar unos criterios de crecimiento a aplicar de forma lineal a todos los meses y posteriormente los corregiremos aplicando los efectos del calendario. Supongamos pues, que en el año 2007 se han obtenido las siguientes ventas:


A continuación,  para calcular la variación de ventas prevista definimos los criterios, que por ejemplo podrían ser:

1- Criterio de aumento de Ticket medio: aumentaremos el Tc medio un 4% y se deberá al incremento de los precios de la carta y de los menús que será de aproximadamente entre un 4 y un 5%.
2- Criterio de aumento de clientes: en este caso esperamos una caída de clientes de un 1%, pues es lo que venimos cayendo cada año y no vamos a realizar ninguna acción promocional extra de las que ya estamos realizando.
3- Finalmente, hay que tener en cuenta el efecto calendario, como por ejemplo: que en el 2008, al ser año bisiesto, febrero tiene un día más que el año pasado y, por tanto, habrá que sumar las ventas del viernes adicional.
4- Por tanto, procedemos sobre la tabla anterior: a multiplicar por 1,04 el ticket medio de cada mes, a multiplicar por 0,99 el número de clientes y de esta forma  al multiplicar los tickets medios resultantes por el número de clientes resultante, y sumarle o restarle los efectos del calendario, tendremos el presupuesto de ventas mensualizado, como sigue:


Teniendo en cuenta que todavía no tenemos los datos de diciembre, ya podemos afirmar que esperamos un crecimiento de ventas de un 3,1%, pasando de unos 757mil€ en el 2007 a unos 782mil€ en el 2008, sin contar diciembre.


El siguiente paso, una vez ya tenemos definido el presupuesto de ventas, es determinar que pasará con los costes a fin de presupuestar la rentabilidad.
Para ello, en función de la información recogida respecto a los costes esperados definimos los criterios de variación de estos, que hipotéticamente podrían ser:

1- Coste Personal: vamos a seguir con la misma plantilla y en principio no se esperan incidencias. Según el convenio, se espera un incremento el coste de personal del 2,9%. Por tanto, deberemos multiplicar los costes mensuales de personal por 1,029.
2- El coste de los productos, esperamos que crezcan respecto al 2007 al mismo ritmo que el IPC, por ejemplo un 4%. Por tanto, multiplicamos por 1,04 los consumos del 2007.
3- El alquiler, esperamos también que crezca al nivel del IPC, es decir, el 4% y ,por tanto, también multiplicaremos por 1,04 el alquiler del 2007 para presupuestar el del 2008.
4- Finalmente, el resto de los gastos esperamos que se muevan de la siguiente forma: reducir el mantenimiento en un 5%, pues este año hemos gastado por encima de otros años, aumentar suministros en un 2% y aumentar el resto de gastos en un 2,5%.

Por tanto, suponiendo que en enero del 2007 tuvimos los siguientes gastos y cuenta de resultados:

Si aplicamos los criterios de variación de ventas y de costes marcados para el 2008, el presupuesto para enero del 2008 sería:

Y por tanto, como podemos ver comparando ambos cuadros, obtendríamos prácticamente los mismos resultados en enero del 2008 que en enero del 2007.

El paso siguiente, será realizar ese ejercicio para todos los meses del 2008 y finalmente, realizar el sumatorio de todos los meses para ver el presupuesto anual acumulado del año. Nos quedará un cuadro en el que aparezca el presupuesto mensualizado 2008, y los resultados obtenidos en 2007, de manera, que una vez tengamos los resultados reales del 2008 podamos compararlos de la siguiente forma respecto al presupuesto y al año anterior. Por ejemplo:

 

 

Como podemos observar en el cuadro, se compara el real 2008 con el mismo mes del 2007 y con el presupuesto (PPO) 2008, teniendo a la derecha las dos columnas de porcentajes variación del 2008 respecto al 2007 y respecto al presupuesto.
Este cuadro se debe realizar cada mes, comparando cada uno de los meses y realizar su versión acumulada del año, sumando todas las partidas de la cuenta de resultados hasta el ultimo mes corriente. De forma, que podamos ver no sólo como ha marchado el último mes, sino como esta marchando el año. Veamos por ejemplo, como sería el cuadro de seguimiento del presupuesto acumulado a marzo 2008.

 

Vemos que hasta marzo del 2008, vamos un 1,9 % de ventas por encima del presupuesto y un 22% por encima del Cash Flow, sobre todo gracias a que hemos mejorado las ventas, el consumo y el mantenimiento, habiendo, sin embargo, empeorado en otros gastos. También, podemos ver en el cuadro como respecto al 2007 estamos teniendo un comportamiento excelente, con un crecimiento de las ventas de un 7%, un crecimiento de los costes muy ajustado, y, por tanto, una mejora en la rentabilidad.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1- Es muy importante realizar el presupuesto anual, a fin de tener un objetivo y un referente más allá de los resultados del año anterior.
2- En el presupuesto se debe detallar al máximo las diferentes partidas de costes y los componentes de las ventas, con el fin de tener una amplia y precisa información de las desviaciones.
3- El presupuesto se puede modificar a lo largo del año, pues podemos habernos equivocado con la determinación de algunos criterios del presupuesto y, por tanto, hay que corregir y ajustar el resto de partidas.
4- Se debe tener la información mensual lo antes posible o de lo contrario, reaccionaremos con casi dos meses de retraso ante las desviaciones mensuales.
5- Es imposible dirigir de forma profesional el restaurante sin contar con herramientas presupuestarias.
6- El ejercicio presupuestario es también un ejercicio estratégico, pues plasma numéricamente las diferentes políticas que queremos seguir en las principales variables del negocio.

 

Francisco Álvarez
Consultor de empresas.



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