Una vez realizada la contratación del banquete por parte de los clientes se empiezan a definir los pasos a seguir en la preparación o mise-en-place. Para una correcta realización de la misma, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

> El tipo de banquete contratado
El montaje tendrá algunas diferencias dependiendo del tipo del banquete contratado. Lo más usual es la utilización de mesas redondas tanto para la presidencia del acto como para el resto de mesas, cuando el acto a realizar es un servicio de menú, buffet o lunch sentado.
Cuando el banquete se realiza de pie,  normalmente se utilizan pequeñas mesas redondas o cuadradas para la colocación de las diferentes ofertas del servicio y mesas o barras para el servicio de bebidas.

> La distribución de las mesas y de los comensales
La mayoría de establecimientos de restauración, ofrecen a los clientes que han reservado la realización de un banquete, un plano – croquis de la distribución de las mesas en la sala donde se va a realizar el acto principal (normalmente servicio del menú contratado). La capacidad de las mesas de banquetes suele ser de 8 a 12 comensales, aunque también es algo usual encontrar mesas de 14 comensales o más. En estos casos, suele realizarse el montaje de una pequeña mesa imperial.
En lo referente a la distribución de comensales, son los mismos clientes contratantes del acto los que deben realizar esta tarea. Normalmente en el plano se marca la mesa presidencial en la zona más céntrica de la sala. Las demás se irán colocando alrededor, dependiendo de la estructura de la sala. Los clientes deberán realizar una lista con la distribución de los comensales por mesa; la relación presentada por los mismos será la que se seguirá en la colocación el día de la realización del banquete.
 
> Coordinación entre cocina y sala
La coordinación entre estos dos departamentos es de suma importancia no sólo en lo referente al servicio, sino también en lo referente a la preparación. La decisión del material de emplatado o del tipo de servicio para realizar el acto recae entre los dos encargados del servicio del mismo. La comunicación debe ser fluida y constante para evitar desajustes en la preparación y en el servicio.

> El menú escogido por los clientes
Según el tipo de menú escogido por los comensales, la preparación del acto puede tener aspectos distintos en referencia al tipo de material utilizado para el servicio. Será de gran ayuda la realización de inventarios para poder determinar la cantidad disponible de material apto para ser utilizado en el servicio de las distintas ofertas gastronómicas. 
Otro aspecto importante es la preparación de bebidas escogidas para el servicio del acto. La colocación de aguas, refrescos, aperitivos, vinos y espumosos en cámaras frigoríficas para un óptimo servicio deberá realizarse con la suficiente antelación.

> El tipo de montaje de mesa y la decoración
En primer lugar, deberá colocarse la mesa o mesas utilizadas para el acto. Existen empresas especializadas en la fabricación de mesas para banquetes que cuentan con un gran surtido de productos. La mayoría de mesas utilizadas suelen ser plegables, permitiendo así un mejor transporte y almacenaje. Se encuentran mesas redondas de distintos diámetros, rectangulares, medias lunas, cuartos de luna, permitiendo realizar los distintos montajes. Algunos ejemplos:

Cuando el montaje debe realizarse con dos o más mesas normalmente se utilizan mesas redondas y en algunos casos la presidencia del acto de monta en una mesa rectangular. Pueden también realizarse distintos montajes combinando mesas redondas y alargadas dibujando diferentes formas como por ejemplo espigas.
El montaje de las mesas seguirá las mismas pautas que el montaje de mesas de restaurante, aunque se pueden encontrar algunas diferencias. Las pautas de montaje una vez realizado el esqueleto o croquis  son:

• Colocación del muletón, aunque la mayoría de mesas de banquete llevan una capa de pvc que realiza las mismas funciones que el muletón.
• Tirado del mantel y cubre-mantel. Algunas empresas disponen de distintas medidas y formas de manteles para los diferentes montajes de mesas. Es importante manipular correctamente la mantelería y seguir las pautas siguientes:
  • Cuando se utilizan dos o más manteles en el montaje se debe conseguir en la medida de lo posible que cuelguen por igual por todos los lados.
  • Tener presente por donde se realiza la entrada de comensales al comedor, disimulando de esta forma los pliegues y dobladillos.
  • Es aconsejable realizar un planchado de la mantelería antes de la colocación de material y decoración.
• Colocación del plato base. Si no se usa en el montaje, colocación de la servilleta.
• Colocación de cubertería. Normalmente en la realización de banquetes, el montaje de la mesa se realiza con el marcaje completo o casi completo de los cubiertos necesarios para cada servicio. No necesariamente deben ser marcados todos los platos. Se recomienda no marcar más de cinco cubiertos entre izquierda y derecha del plato base. Decidir si el marcaje debe realizarse completo o casi completo dependerá en gran parte de los recursos humanos disponibles para el servicio del acto.
• Colocación de plato de pan.
• Colocación de cristalería. Normalmente la copa de agua se marca centrada sobre la prolongación del diámetro del plato base. La colocación de copas de derecha a izquierda es: aperitivo, vino blanco, vino tinto, agua y cava o espumoso. Es importante tener el cuenta que el espacio utilizado para la colocación de cristalería puede verse bastante reducido, pudiendo encontrar diferentes colocaciones originales y válidas.
• Colocación de servilleta. El pliegue de la servilleta debe ser sencillo, aunque hay que tener presente que un pliegue original vestirá en gran medida la mesa.
• Decoración de mesa. La decoración de las mesas debería realizarse con anterioridad al montaje de material, una vez se ha realizado el tirado de la mantelería. En la mayoría de banquetes, la realización del montaje de la sala se realiza con bastantes horas de antelación, de ahí que en estos casos, los motivos florales de la decoración o centro de mesa se coloquen una vez realizado el montaje, pocas horas antes de la realización del acto.
• Colocación de sillas. Las sillas deben estar colocadas todas por igual, si se orientan hacia la entrada de la sala, deben estar colocadas así las de todas las mesas. La colocación desordenada de las sillas transmitirá también una sensación de desorden en la organización y servicio del acto. En muchos establecimientos se utilizan sillas plegables o apilables que en muchos casos se vestirán con una funda de tela adecuada para la ocasión.

El transporte de todo el material, mesas, sillas y utillaje, se realiza con distintos carros de transporte para evitar la carga de peso y roturas, contemplando así las normas de seguridad y salud  en el trabajo.

> El cálculo de material necesario para la realización del montaje
Para la realización del cálculo de material es necesario conocer el número de comensales que asistirán al acto y las ofertas gastronómicas que se servirán. Normalmente se suma entre un 5 o 10% más de material para hacer frente a imprevistos que puedan surgir durante el servicio del acto.
En este punto, también es de suma importancia destacar la colocación del material una vez se haya preparado y repasado. Evidentemente, parte del material será el  utilizado para el montaje de las mesas. En el caso de que no se hayan marcado todos los platos a servir, normalmente los cubiertos se colocan en muletillas en las mesas auxiliares o gueridones de apoyo al servicio, para que el camarero o ayudante pueda utilizarlos en el momento del marcado. Por otra parte, los platos que van a ser utilizados en el servicio deberán colocarse en las zonas de cocina preparadas para tal uso. Las ofertas que van a servirse calientes precisarán de platos calientes que previo al banquete se colocarán en mesas calientes.
La persona de cocina – jefe, segundo, o cocinero -  encargada del servicio del banquete, deberá conocer la ubicación de todo el material que va a ser utilizado para el emplatado de las ofertas a servir.

> El cálculo de recursos humanos para la realización del montaje
La realización del cálculo de personal necesario para la preparación y servicio del banquete se realiza normalmente por el jefe de sala. No hay ninguna norma escrita que defina la cantidad de recursos humanos necesarios para la preparación, ya que este cálculo dependerá de algunos factores como:

• Tiempo disponible para la realización del montaje.
• Cantidad de material necesario – vajilla, cubertería y cristalería.
• Las condiciones de preparación del material, es decir, si debe repasarse el material o ya se tiene en óptimas condiciones para la realización del montaje.
• Tipo de montaje a realizar.
• Disponibilidad de salas reservadas para el servicio de banquetes.

> El tipo de servicio que va a realizarse
Según el servicio escogido para la realización del acto el material que deberá prepararse también variará. Cuando el servicio a realizar es a la inglesa se deberá tener presente la necesidad de bandejas y pinzas de servicio, al igual que en el servicio a gueridón o a dos manos, en el que deberá sumarse la necesidad de espacio, es decir, de mesa gueridón o auxiliar para la realización del servicio.

> Documentación del acto o banquete
Los establecimientos que de forma usual realizan servicios especiales o banquetes suelen trabajar un documento donde se relacionan las tareas durante la mise-en-place y los responsables de la realización de las mismas. El éxito del servicio del banquete se dará en gran medida si se han tenido en cuenta y se han realizado correctamente todas las pautas relacionadas en dicho documento.

Fotografías cedidas por INS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona

Roser Vives Serra
Profesora Hostelería y Turismo
Jefe de Sala
INS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona