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La evaluación de los proveedores de alimentos en restaurante. Importancia y relevancia
Autor:Chais Esvety Calaña Gonzáles Fecha:16-09-2010
Temática: Operaciones
Nivel: N2- Técnicos de Áreas Funcionales
Focus: Restaurantes Independientes y F & B Hoteles
Resumen: Evaluar a los proveedores en el ámbito de la restauración, emite confianza y mejora la relación suministrador-cliente por lo que se evitan desavenencias y situaciones desagradables. Llegar a conocer como trabajan nuestros proveedores y chequear de forma constante el cumplimiento de lo pactado entre ambos permite confiar en la calidad de nuestros productos y garantizar un servicio adecuado de acuerdo con las exigencias del sector gastronómico de nuestros días.
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En todo establecimiento de restauración, uno de los elementos de mayor importancia es la calidad del producto que se recibe como materia prima para las elaboraciones que se ofrecen, de ello depende con mucho el éxito del plato tanto en su montaje, presentación y aceptación, ya que uno de las condiciones necesarias e imprescindibles para ofrecer preparaciones de calidad, esta en recibir mercancía de primera y en condiciones apropiadas, para lo cual se debe contar con proveedores adecuados, sobre los cuales se tenga una confianza que se base en su actitud y trabajo en el tiempo.

Los proveedores o suministradores son firmas o personas que proporcionan los recursos (equipos, combustibles, materiales, etc.) que otras organizaciones necesitan para producir sus productos y servicios.
Las empresas hoteleras y de restauración como otras compañías de servicios deben vigilar constantemente los cambios que ocurren en el ambiente de sus proveedores, al poseer éstos un impacto sustancial sobre sus operaciones. Por ejemplo, el alza de los precios de los suministros claves puede obligar a aumentar los precios de los productos y servicios de la organización, lo que necesariamente reducirá el volumen de entregas pronosticadas, así como las condiciones higiénico-sanitarias de estos pueden comprometer el producto final y con ello el descrédito y el caos ante el cliente, ya que los proveedores constituyen un eslabón en la cadena de inocuidad alimentaria; un mal manejo en sus grandes volúmenes de alimentos traería múltiples consecuencias asociadas a problemas de salud en los consumidores, grandes afectaciones económicas y pérdida de confiabilidad por parte de los clientes.

Para garantizar la calidad de las materias primas de los proveedores es necesario realizar un autocontrol de los mismos. El objetivo del autocontrol es prevenir la entrada a la instalación de materias primas que puedan aportar peligros al proceso de elaboración, bien por haber sido transportadas a temperaturas que favorezcan el desarrollo microbiano o bien por estar ya contaminadas. Su ejecución también logra cumplir de forma paralela con el requisito legal consistente en evitar el suministro de productos alterados o que presenten problemas de etiquetado, que hayan rebasado la fecha de vencimiento o que procedan de proveedores cuyo certificado de sanidad esté invalidado. La importancia fundamental de estas actividades en la instauración de una gestión higiénica se explica por la repercusión global que tienen en todos los procesos de elaboración al afectar el eslabón inicial común a todos los productos. Su cumplimiento presenta la ventaja adicional de demostrar la ausencia de responsabilidad en los casos de quiebra de la seguridad alimentaria motivada por una provisión inadecuada de materias primas por parte de los proveedores (Montes, 2005).

Una relación provechosa y de confianza con los proveedores permite ventajas de todo tipo, desde una disminución de precios hasta la certeza de entregas pactadas sin error de fallos y contratiempos, aumentando la capacidad de generar valor añadido, optimizando costos y recursos y aumentando la flexibilidad y agilidad en conjunto ante los cambios del mercado según las demandas y expectativas de los clientes. De acuerdo con uno de los ocho principios de la calidad, una relación mutuamente beneficiosa con los suministradores puede conllevar a la creación de relaciones en las que exista un equilibrio entre ganancias a corto plazo y consideraciones a largo plazo, un aprovechamiento compartido de la pericia y los recursos entre socios, la identificación y la selección de los suministradores claves, llevar vías de comunicación abiertas y claras, la puesta en marcha de actividades conjuntas de desarrollo y mejora y el fomento, el estímulo y el reconocimiento de las mejoras y los logros aportados por los suministradores  

El análisis de los proveedores de alimentos

Son varios los proveedores contratados para suministrar las materias primas utilizadas en la elaboración de cualquier oferta gastronómica, sin embargo el análisis de cada uno de ellos puede ser lo bastante útil para determinar si es un suministrador eficiente y con el que podamos tener un intercambio sin mayores discrepancias. Algunos de los elementos a evaluar durante el desempeño de cada proveedor pueden ser los siguientes:

√ Estabilidad en las entregas, según fechas y horarios pactados.

La gestión de compra es uno de los factores que contribuyen a que se creen situaciones apresuradas dentro de una instalación de restauración en cuanto a la disponibilidad de algún producto para la marcha de las elaboraciones, y es por ello que los pedidos se realizan siguiendo los procedimientos adecuados para garantizar un stock de productos siempre disponible pero con una rotación estable y de acuerdo a su género. Sin embargo nada de esto funcionaria lo suficiente si los proveedores no cumplen con las fechas y horarios de entrega según lo pactado por el centro en su gestión de compra, la inestabilidad de las entregas por deficiencias de cualquier índole en el suministrador afecta de forma directa a la instalación creándose en ocasiones caos y sustitución de productos en la confección de platos, lo que influye en la seriedad de trabajo y la credibilidad ante los clientes, según lo que se les ofrece en menú.   

√ Estado, actualización y completamiento de la documentación a entregar por su parte una ves que llega la mercancía.

La documentación muestra la legalidad y cumplimiento de lo establecido por la empresa suministradora, aumentando la seriedad en su trabajo. Además de la documentación que refleja cantidades, precios, etc. del punto de vista económico, también se hace necesario exigir la documentación que avala la inocuidad de los productos, su aptitud para el consumo y su calidad de producción certificada en muchas de las ocasiones, por lo que los certificados de concordancia o de calidad, las certificaciones sanitarias y otras establecidas por la legislación de cada país o zona deberán ser también una prioridad durante la recepción de las mercancías.
En este punto también pueden incluirse información y/o notificación del suministrador para cualquier cambio pertinente en su producto, ya sea cambio de precio o calidad de su mercancía, cambio en la formulación o preparación por alguna razón, siempre con antelación a la compra y nunca en el momento de la recepción de una mercancía ya pedida. La constante comunicación entre suministrador y cliente facilita el entendimiento y mejora las relaciones entre ambos. . 

√ Concordancia de los productos, condiciones y cantidades en peso o unidades pedidas, de acuerdo con la compra.

Los suministradores de alimentos tratan de mostrar su mejor cara cuando desean cerrar un negocio y vender sus productos, por lo que inicialmente sus mercancías suelen se por lo general excelentes, luego de esto y paulatinamente la calidad de sus productos puede comenzar a decrecer e incluso se mezclan calidades diferentes de productos, etc. Una de las mayores fugas que tienen las áreas de cocina en la actualidad es la pérdida de peso en algunas mercancías, por sustitución de peso en agua sobre todo en productos congelados como las carnes, lo que quiere decir que hay que estudiar los productos de cada suministrador para evaluar pérdidas de peso según su formato comercial, ya que bajo adulteraciones pueden experimentarse fugaz importantes después del proceso de descongelación. Por otra parte se hace significativo examinar la calidad del alimento, verificando siempre que sea posible que este acorde con nuestras exigencias y siempre hacerle saber a nuestro proveedor la disposición de devolver o no aceptar la mercancía bajo alguna irregularidad detectada.

√ Condiciones en la que es transportada la mercancía para las entregas, y estado técnico de la transportación.

Sobre todo para los alimentos perecederos, no todos los vehículos son apropiados para el transporte de estos, a fin de mantener la temperatura establecida para conservar el alimento en condiciones inocuas y aptas para su consumo. En algunas normativas según cada región, se define la tipología de los principales vehículos de transporte de alimentos, en este documento se toma como referencia la Norma Cubana NC 454:2006 en la cual se menciona de forma general las características fundamentales de cada uno de ellos:

a) Vehículo isotermo: vehículo cuya caja está construida con paredes aislantes, incluidos las puertas, el suelo y el techo, que limita el intercambio de calor entre el interior y el exterior.
b) Vehículo frigorífico: vehículo isotermo que incorpora un dispositivo de producción de frío, y permite, con una temperatura media exterior de 30°C, reducir la temperatura del interior de la caja vacía y de mantenerla de forma permanente entre 12 ºC y -20 ºC, dependiendo de la clase de vehículo para esta categoría. 

Los vehículos utilizados por los suministradores deben revisarse y chequearse para comprobar el cumplimiento de las buenas prácticas en la transportación, evaluando estado técnico, condiciones e higiene de los transportes utilizados.
En cuanto a las principales temperaturas exigidas para cada producto durante la transportación según su género se reflejan a continuación de forma general:

1.Productos ultracongelados y congelados (carnes y productos cárnicos congelados, pescados, mariscos): -18 ºC o menos.
2. Mantequilla: 2 ºC.
3. Productos preparados a base de carne: 5 ºC ± 2 ºC
4. Yogurt y queso fresco: 4 ºC.
5. Helados: -20 ºC.
6. Huevos: 6 ºC

Estas y otras especificaciones tales como: aspecto externo, características físico-químicas y microbiológicas, temperatura de llegada al centro, entre otras deben ser pactadas por la entidad y el productor o comercializador, y se basan en todos aquellos elementos referidos a garantizar una óptima calidad del producto recibido. Cada uno de estos elementos debe estar incluido dentro del contrato que se firmará de mutuo acuerdo por ambas partes para la compra-venta del producto en cuestión.
De forma general la mayoría de los contratos de compra-venta de alimentos sólo contienen en sus preformas cláusulas referidas a la calidad de sus productos de forma muy general, sin embargo, existen muchas mercancías para los que deben pactarse de antemano elementos específicos sobre todo de la temperatura a la cual será recepcionada y por la cual deberá responder el proveedor. Si a esto se le suma la posible contratación con empresas comercializadoras mayoristas, que no son las que confeccionan el producto y que en muchas ocasiones desconocen los cuidados de alimentos que requieren condiciones de control específicas, entonces deben ser estudiados todos aquellos factores que impliquen riesgos a través de la participación de un equipo multidisciplinario para que se incluyan dentro de las cláusulas del contrato y el producto llegue con la calidad deseada a la instalación, garantizando un producto adecuado con las exigencias del sector gastronómico de nuestros días

√ Evaluación de lotes de productos de forma aleatoria para determinar el estado de la mercancía.

Para la comprobación del cumplimiento en lo establecido por ambas partes en cuanto a los parámetros de recepción de productos más vulnerables y lo referido en la documentación, se debe realizar al menos cada ciertos periodos de tiempo chequeos de diferentes lotes de productos y de forma aleatoria, donde se pueda comprobar las temperaturas internas del producto u otros parámetros de control que sean de interés por parte de la empresa.   

Los proveedores deben estar convencidos y seguros que cada uno de los productos que se reciban serán bien examinados y a fondo, según los requerimientos de calidad deseados, también de ser posible pueden visitarse las instalaciones de los suministradores para corroborar su forma de trabajo y cumplimiento de las regulaciones establecidas, ya que solo así se podrá desde los inicios establecer las reglas una relación proveedor-cliente sólida y efectiva.

 
Chais Esvety Calaña Gonzáles

Licenciado en Ciencias Alimentarias, Master en Ciencia y Tecnología de los Alimentos, Especialista en cocina nacional e internacional, Grupo Hotelero Gran Caribe, Instructor, profesor adjunto Departamento A&B, Escuela de Hotelería y Turismo de La Habana.

Bibliografía

* Montes, E. Diseño y gestión de cocinas: Manual de Higiene Alimentaria. 1ra ed. España: Ediciones Díaz de Santos, 2005. ISBN: 9788479786984
* NC 454:2006 Transportación de alimentos: Requisitos sanitarios generales. Cuba, 2006
* Santacruz, L. Evaluación de los procesos de transportación y recepción de alimentos de los proveedores de las instalaciones hoteleras. Tesis para el Diplomado básico en gestión Turística. Escuela de Hoteleria y Turismo de La Habana, Cuba, 2010


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