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Fichas de consumo: propuesta para la mejor planificación y administración de alimentos
Autor:Chais Esvety Calaña Gonzáles Fecha:06-05-2010
Temática: Costes
Nivel: N2- Técnicos de Áreas Funcionales
Focus: Restaurantes Independientes y F & B Hoteles
Resumen: El bufet constituye el servicio más costoso de Alimentos y Bebidas en los establecimientos hoteleros, debido a que se dificulta la buena planificación de la comida a elaborar y no se puede conocer con antelación los productos que serán consumidos por los clientes, por lo que la planificación de la oferta en este tipo de servicio debe basarse más en los per cápita/ la media de consumo por familia y producto y no sólo en el costo de estos.

La segunda fuente de ingresos en los establecimientos hoteleros proviene de la gerencia de restauración, pues la prestación de un servicio de calidad en Alimentos y Bebidas puede ser uno de los atractivos principales a la hora de seleccionar un hotel, ya que su misión principal es brindar un servicio que exceda las expectativas de los clientes. Dentro de las modalidades gastronómicas de servicio mas utilizadas en la restauración hotelera se encuentra el Bufet, dadas las facilidades que brinda como forma de alimentación colectiva, ya que es un servicio que permite atender a un número elevado de comensales, con hábitos alimentarios, gustos y preferencias diversas, razón por la que en sus inicios, a mediados de la década del los años 70, cobro gran auge.

No obstante el bufet, constituye  el servicio más costos de Alimentos y Bebidas en los establecimientos hoteleros, debido a que se dificulta la  buena planificación de la comida a elaborar y no se puede conocer con antelación los productos que serán consumidos por los clientes, por lo que para el mejor aprovechamiento de los recursos utilizados en la preparación y montaje de este tipo de servicio, dado el evento a que responda se hace necesario establecer una estructura de oferta bien definida, de acuerdo a los análisis del consumo histórico de la instalación, que permita prever los volúmenes de alimentos a elaborar.

 Las ofertas para mesas bufet pueden conformarse y dosificarse atendiendo a:

  • Segmentos de mercado, de acuerdo a los hábitos alimentarios o tipos de alimentos que deseen consumir los clientes.
  • Categoría de la instalación hotelera.
  • Precio a pagar por cliente.
  • Disponibilidad de productos en la instalación y características de la misma.

La planificación de la oferta debe basarse más en los percápita/ la media de consumo por familia y producto y no sólo en el costo, ya que una vez conformada la estructura de la oferta y basada en el consumo se estará confeccionando a su vez una mejor forma para el cumplimiento de los costos. La mayoría de las formas y procedimientos de trabajo, para la preparación de una rueda menú que corresponda a los estándares de la empresa, y satisfaga las expectativas de los clientes se corresponde con la extracción de cantidades en exceso, que originan ofertas excesivas o inventarios en áreas de elaboración, proclive a desvío, por lo que queda claro que el incremento del costo en alimentos y bebidas, no solo está condicionado  por el precio de costo, sino por la estructura de la oferta y el rendimiento en la elaboración.

Estructura de la ficha de consumo

Una ficha de consumo tiene en esencia la misma finalidad que las fichas de costo o cartas técnicas para las elaboraciones que se ofrecen a la carta,  pero se basa fundamentalmente en la organización y estructuración de los productos y sus diferentes familias para estandarizar la oferta, de acuerdo a las características de la instalación y de los intereses de la empresa. Su contenido esta dado por productos que conforman una familia determinada y como se llevará a cabo su oferta, por lo que puede utilizarse como herramienta para realizar los pedidos a almacén y controlar los productos, sin la extracción en excesos.

Para esto será necesario que la instalación conozca a fondo cuales han sido los consumos promedio de los diferentes grupos de alimentos, asignando un percápita medio que variará según el evento a que corresponda (desayuno, almuerzo o cena) puesto que cada uno, tiene particularidades diferentes. El desayuno por su parte es uno de los eventos más fuertes con que se trabaja hoy en la restauración hotelera para los servicios bufet, por lo que comenzar trabajando sobre la confección de fichas de consumo para estructurar una oferta de desayuno que cumpla con todos los requerimientos necesarios es un excelente comienzo.

Algunas experiencias en cuanto al uso de las fichas de consumo sobre todo en desayuno, han mostrado que la utilización de las mismas permite una mejor administración de los recursos en cocina y facilita la confección de los pedidos en función de la rueda menú aprobada. Para la utilización de esta herramienta se hace necesario analizar la estructura de la oferta y los históricos de consumos, lo que puede confeccionarse en forma de tabla (figura 1) y donde a partir de la cantidad de comensales estimados el chef pueda obtener de manera rápida las cantidades de cada uno de los productos más importantes dentro de su oferta.   

 

Figura 1. Ejemplo de análisis para el consumo por familia de productos en kg. según la oferta diseñada para un evento de desayuno 

Después de conocer los índices promedio de los consumos por familias de productos, es importante estructurar la propuesta de oferta para conocer que grupo de alimentos tiene el mayor consumo dentro del total general (figura 1), tal es el caso para el ejemplo anterior en el que la leche y la mantequilla representan dentro de la oferta el 63%, lo que es de esperar para un desayuno, de acuerdo a las características del mismo. Esto indica que es sobre este grupo de alimentos que debe tenerse mayor precaución durante el proceso de pedido a almacén.

Con estos valores previos se puede a partir de la cantidad de comensales y con los índices de consumo estimados determinar las cantidades de cada uno de los productos dentro de cada familia de alimentos, según una estructura previa calculada de acuerdo a los datos históricos recopilados (figura 2).
 

Figura 2. Ejemplo de ficha de consumo para la estructura en la oferta de frutas correspondiente al evento desayuno 

Como se puede apreciar en la figura anterior aparece el consumo por comensal para el total de frutas, que permite establecer el por ciento que corresponde a la estructura de las frutas que deben ser ofertadas. Las frutas que según el récord de consumo se encuentran en los primeros tres lugares son la naranja, la piña y la toronja, por otra parte la guayaba, el plátano y la fruta bomba también tienen bien definido la estructura en la oferta, mientras que existe un 14% restante que puede ser distribuido a otras frutas en dependencia de la disponibilidad.

Existen muchas formas de presentar una ficha de consumo (figura 3), ya que el formato utilizado puede variar de acuerdo a los intereses de la entidad. La herramienta permite también poder controlar el costo de las mercancías destinadas al bufet y mantenerse dentro del margen establecido, por lo que podrá incluirse además elementos como el costo por ración, por ciento del costo, presupuesto asignado, etc. puesto que se podrá obtener el valor total para cada alimento en la familia o grupo a que pertenece a partir de los precios de costo que deberán estar actualizados.   

 

Figura 3. Variante de ficha de consumo para la estructura en la oferta de frutas correspondiente al evento desayuno 

Funciones de la ficha de consumo para servicio bufet:

  • Normalizar la producción culinaria.
  • Facilitar los pedidos de los productos alimentarios.
  • Simplificar los controles.
  • Facilita la gestión.

Ventajas:

  • Mejor organización del trabajo.
  • Evita el despilfarro y la pérdida de alimentos.
  • Facilita las compras.
  • Permite aumentar el control en cocina.

Inconvenientes:

  • Para que sean útiles, se necesita realizar estudios que permitan la obtención y recolección  de datos históricos y basados en la práctica, lo que exige tiempo de trabajo.

Se hace importante señalar que para cada evento en la oferta de alimentos debe hacerse este análisis dadas las peculiaridades en cada uno de estos. Una vez establecida esta forma de trabajo todo será más fácil ya que al acumularse todos los datos para el cálculo, solo será necesaria la actualización de los precios de los productos y la cantidad de comensales. Cada una de estas fichas de consumo se perfeccionará a medida que se vayan obteniendo experiencias en cuanto al trabajo cómo resultado de su aplicación, por lo que es importante que los jefes de cocina puedan mantener actualizadas las mismas en función de la práctica diaria.

MSc. Chais Esvety Calaña Gonzáles
Licenciado en Ciencias Alimentarias, Master en Ciencia y Tecnología de los Alimentos, Especialista en cocina nacional e internacional, Grupo Hotelero Gran Caribe, Instructor, profesor adjunto Departamento A&B, Escuela de Hotelería y Turismo de La Habana.

 

Bibliografía

* Espinosa, J. Bilbao, T. Marrero, M. Méndez, JL. González, F. Gestión de la Restauración. Facultad de Turismo. Universidad de La Habana, 2008
* Ferrer, M. Gamboa C. Indicadores para el Control de procesos Básicos en Hoteles. Actualidad  Contable.  No. 8.Venezuela. 2004
* García. A, Mitjans. R, Espinosa. J. Análisis del consumo en el Servicio buffet. Facultad de Turismo. Universidad de La Habana. 2007



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