Ferias como Construmat, 3GSM World Congress, el Salón Náutico o el salón de moda Bread & Butter atraen cada año a tres millones y medio de visitantes a Barcelona. La larga lista de eventos que se suceden en el calendario de ferias convierte a la capital catalana en el principal destino de empresas y profesionales de todo el mundo. No en vano, Fira de Barcelona juega un papel estratégico dentro de la economía catalana y española como plataforma de promoción económica y contribuye a la proyección internacional de las empresas. Tras la urbe de Milán, Barcelona tiene el mayor recinto ferial de Europa. Por este motivo, la gran cantidad de visitantes que acoge han hecho que los servicios que ofrecen Montjuïc y Gran Vía se amplíen constantemente y se conviertan en departamentos fijos de Fira de Barcelona que contribuyen al éxito de los salones y eventos que allí se celebran.

Desde 2001 Fira de Barcelona cuenta con un departamento propio de restauración que coordina y supervisa la organización del sistema de comidas de cada evento que en sus recintos se celebra. Además de convertir el servicio de restauración en un valor añadido, su creación contribuyó al diseño de un plan estratégico para mantener cierto control sobre todo lo que en este campo se sucedía durante la celebración de los grandes eventos y pasó a estar gestionado por profesionales especialistas en la restauración y la hostelería. Este departamento se denomina Gastrofira y el nivel de satisfacción y de valoración de los servicios que ofrece lo han convertido en modelo a seguir por otros recintos feriales de toda Europa.

Su modelo de gestión es de tipo mixto. Mientras ellos gestionan de manera directa un tercio de los 66 puntos de venta existentes en Montjuïc y Gran Vía, del resto se hacen cargo otras empresas en régimen de concesión como pueden ser el Grup Soteras, Husa Restauración y la empresa Áreas, entre muchas otras. Su gestión directa, nos cuenta Manuel Rubio, director de operaciones de Gastrofira, se divide en dos partes: la de los locales de los recintos y el servicio de catering. Este último, incluye toda la línea de bienes y servicios de restauración dirigida a los expositores. “Desde Gastrofira le ofrecemos desde la posibilidad de surtirle de bebidas en su propio estand hasta organizarle la presentación de un producto, un cóctel, un aperitivo o preparar una cena de gala para 3.000 personas”, apunta Rubio.

Dentro de estas dos líneas de negocio, Gastrofira se encarga desde las compras hasta el servicio de entrega: “Tenemos muy claro el concepto de restauración global por eso queremos que cuando entres al recinto tengas un poco de todo donde puedas encontrar lo mismo que encontrarías en el centro de Barcelona: bares de tapas, restaurantes gastronómicos, pizzerías, bufetes, restaurantes de comida japonesa, etc.”. Tanto si el departamento de restauración de Fira de Barcelona se encarga de la gestión directa como si se trata de una concesión, se establecen una serie de parámetros de calidad y servicio que se exigen a todas las empresas y que éstas deben cumplir.

La puesta en marcha

La actividad de Gastrofira está centrada dentro de los recintos de Montjuïc y de Gran Vía, por este motivo, para planificar toda la oferta conviene tener información de primera mano. Primero hace falta prever la ocupación de todos los actos y eventos: cuánto espacio se ocupará, qué palacio, cuántos restaurantes hay en el recinto, etc. Se reúne esta información con la ayuda del organizador del salón que se vaya a celebrar y del director de ventas y se le añade la parte histórica con la que se cuenta (ferias que ya se han celebrado en años anteriores y que son del mismo tipo). Supone el punto de partida inicial: buscar información de capacidades para poder dimensionar los servicios necesarios, ya sean internos o externos.

Además de prever un número aproximado de visitantes también hace falta tener en cuenta cuál va a ser su perfil: “No es lo mismo un cliente de negocios o de un salón industrial que acude a la cita con Construmat que el visitante de un salón de ocio como puede ser el Salón del Automóvil”, puntualiza Rubio. Por este motivo, según el tipo de cliente que se espere hará falta preparar una oferta gastronómica u otra. A modo de ejemplo, Rubio explica que los clientes del Salón del Automóvil lo visitan “más para pasar el día que para ver o conocer cosas concretas” ya que actúan como si se encontraran en “un parque temático o en un centro comercial”. En otros casos, el cliente visita las ferias para hacer negocios y darse a conocer en su sector y por eso “tiene más tiempo para comer, tendrá un nivel adquisitivo más alto o aprovechará el tiempo de la comida para seguir haciendo negocios”.

El director de operaciones de Gastrofira añade que toda la información que ellos reciben para saber qué tipo de oferta conviene en cada ocasión la ceden a los que van a desempeñar su actividad en Fira de Barcelona. Es decir, la facilitan al departamento de producción y a la parte de operaciones, que es la que se encargará de poner en marcha todos los servicios que se requieran: “Una vez ya conocemos todo lo que hace falta, el resto es fácil, al final sólo se trata de ofrecer un servicio”. Las únicas condiciones: tener la capacidad de anticiparse a las necesidades del expositor y visitante y hacerlo ofreciendo unas soluciones creativas, imaginativas y sorprendentes. Además, sin olvidar de comprobar que todas las empresas cumplen correctamente las tareas que deben desempeñar.

Los trabajadores

Entre el 90% y el 99% de los profesionales que trabaja en los servicios de restauración que gestiona directamente Gastrofira se trata de personal eventual. El departamento gastronómico de Fira de Barcelona cuenta en su haber con un equipo de recursos humanos que se encarga de reclutar trabajadores constantemente. Las estructuras se tienen que dimensionar previamente porque pueden ser necesarios desde solamente dos camareros para cinco personas hasta tener que contratar a 700 personas para que trabajen durante los cuatros días que puede prolongarse la celebración de un evento. Manuel Rubio cuenta que cuando se trabaja con este tipo de personal eventual no se tiene demasiado tiempo para destinarlo a su formación para que aprenda cómo se tienen que hacer la cosas o cuáles son los parámetros de calidad por los que el departamento se rige: “Entonces tienes que diseñar proyectos que sean muy simples para que puedan desarrollar su tarea y las instrucciones tienen que ser muy claras y sencillas”. A la vez, apunta la posibilidad que trabajar con equipos más reducidos pueda incrementar la calidad del servicio “por el contacto más directo” pero trabajando con estos volúmenes de personal tiene que estar “todo muy claro”. Un equipo de supervisores propio de Gastrofira se encarga de comprobar que todas las tareas se hagan correctamente.

Número de visitantes

El número de visitantes dependerá de la campaña y de la capacidad del recinto que aloje el evento. La situación de Gran Vía es distinta a la de Montjuïc. Los palacios ubicados en el paseo de Maria Cristina, en el centro de la ciudad, hacen más fácil que la gente salga a comer fuera de los pabellones porque en las proximidades, por ejemplo en la calle Paral·lel, pueden encontrar una gran oferta de bares y restaurantes. En Gran Vía, en cambio, el índice de uso de los servicios de restauración del interior de los recintos es mucho más alto ya que los visitantes tienen menos facilidades para salir y encontrar rápidamente una amplia oferta gastronómica a los alrededores. Por este motivo, desde Gastrofira se intentan diseñar servicios de restauración que sean muy ágiles y que permitan mucha rotación dado el gran volumen de gente a la que tienen que complacer. En otros casos, los propios expositores prefieren quedarse en el estand y comer allá. El servicio de catering garantiza esta posibilidad facilitando el trabajo a los profesionales que apuestan por esta opción. Rubio distingue en este caso de la gente de negocios de los visitantes ocasionales: “Los primeros son más pacientes a la hora de hacer colas y esperar a ser atendidos pero existe otro perfil que, a lo mejor, prefiere comer un bocadillo porqué en media hora tiene que estar en otro sitio”.

A pesar de todos los preparativos y de la información previa, dimensionar todo este volumen de restauración no deja de ser una tarea complicada. Diferentes aspectos ajenos a la organización pueden achacar el servicio o convertirlo en todo un éxito. Factores tan simples como el hecho de que haga sol o esté lloviendo inciden en que una feria contabilice mayor o menor número de visitantes. Rubio recuerda que el día del fatídico atentado del 11-M en Madrid se estaba celebrando el Salón Alimentaria en Barcelona, que cerraba las puertas un día más tarde. Pocas horas después de conocerse la noticia, el recinto ferial se vació y, por lo tanto, se tuvo que dar una respuesta rápida a todos los servicios gastronómicos que estaban dispuestos para un día más: “Estamos preparando comida, tenemos que ser flexibles y adaptarnos a las situaciones”.

Controles de calidad

Cualquier producto que se encuentre en la cocina central de Fira de Barcelona, situada en el pabellón número 8 del recinto de Gran Vía, tiene que cumplir con los requisitos básicos de higiene y sanidad, y todas las comidas que se sirvan tienen que ser “saludables y estar en buenas condiciones”. Así de conciso es Rubio cuando nos comenta los controles de calidad que aplican a los productos gastronómicos que se elaboran a diario en Fira de Barcelona. Es por eso que Gastrofira cuenta con personal encargado de velar por el cumplimiento de estas garantías en el proceso de manipulación y en el de servicio. Tanto los puntos de venta de gestión directa de Gastrofira como las empresas concesionarias de los otros establecimientos controlan y corrigen cualquier irregularidad que se detecte en estos procesos.

Todo el sistema de concesión a empresas externas se realiza a través de un concurso público. Fira de Barcelona ofrece distintos lotes con unas características concretas (cafetería, tapas, buffets, etc.) y los interesados concurren a través de ellos. Para poder concursar hace falta cumplir con unos requisitos tales como ser un tipo de empresa específico, la solidez del proyecto, un volumen de trabajadores concreto, conocer la realidad higiénico-sanitaria y tener unas marcas de reconocimiento y prestigio. Para adjudicar el concurso a una empresa o a otra, Gastrofira cuenta con unos parámetros de valoración que pasan por el nivel de precios, el producto que ofrece, su manipulación, quién le va a suministrar el producto o el mobiliario que necesitará, además de estudiar la propuesta económica de la citada empresa.

Una vez la empresa se ha adjudicado el concurso por el que concurría, Gastrofira se convierte en su auditor: “Es su negocio, lo tiene que explotar, sacarle el máximo rendimiento posible pero nosotros vigilamos y controlamos que todo lo que le hemos pedido lo esté cumpliendo”, añade Manuel Rubio. Como auditores, el departamento de restauración de Fira de Barcelona cuenta con un “laboratorio” que, cada día y de forma aleatoria realiza controles de calidad de los productos y de los manipuladores. Además, estos controles de calidad se complementan con la realización de encuestas, tanto a visitantes como a expositores. Rubio cuenta que, en general, si al expositor le han ido bien los negocios, las encuestas suelen ser positivas, pero si ha tenido que hacer cola cuando ha ido a comer al bufé o se ha encontrado que la mesa no estaba en las condiciones adecuadas, el resultado tiende a ser negativo. Al margen, Gastrofira utiliza otra figura para controlar que todo cumpla con la calidad exigida. Se trata de los Mistery Guest. Ellos son los encargados de comprobar in situ los servicios de restauración del recinto. Es por eso que se envía a distintas personas a desayunar, comer, cenar, etc. a los establecimientos de la feria. Se les traza una ruta y se les indica los aspectos que tienen que evaluar. Ellos se encargan de de analizar los productos que ofrecen, la habilitación de la superficie, cómo se manipulan los productos, etc, y de hacerles llegar los resultados de dichos análisis. Si éstos son negativos, se tiene que marcar un plan de acción a la empresa en concreto; si son positivos, se les invita a seguir en la misma línea.

Normalmente, los tipos de contratos que se establecen con las empresas concesionarias de los establecimientos de Fira de Barcelona tienen cierta permanencia en el tiempo. Se les cede una determinada actividad para realizarla dentro de un período concreto pero, por su parte, tienen que abonar un canon para poder llevar a cabo esta explotación.

Las claves del éxito

“La profesionalidad de los equipos es fundamental”, puntualiza Rubio. La mayoría del equipo de Gastrofira tiene una formación en hostelería y alimentación, hecho que asegura una implicación por encima la de la gente que no ha cursado estos estudios o que no tiene una sensibilidad vocacional hacia este servicio. Hacen falta buenos instrumentos y saber analizar las necesidades para poder reaccionar de una manera correcta ya que se exige anticipación. Sobre todo, destaca que hay que tener conciencia que el departamento de restauración es un valor añadido a los salones: “La gente no viene a comer a la feria, viene a hacer negocios, a visitar un salón, a participar en un congreso, etc., viene por un tema en concreto y nosotros le ofrecemos un servicio”. Por este motivo, Rubio destaca la exigencia que se pide en un aspecto con unas dimensiones tan grandes. La anticipación se puede prever con los calendarios feriales. De este modo, se planea todo lo necesario para un evento que se celebrará en unos años y se convierte en un aliado. También hay el caso de los congresos itinerantes: “se llevan a cabo un año en Madrid, otro en Milán, otro en Copenhague y cuando llega a Barcelona tienes que saber cuáles son sus necesidades por eso te tienes que anticipar e ir a visitar el salón a otros países para conocer sus dimensiones reales”.

En lo que se refiere a los precios de los productos, Gastrofira unifica los de todos los establecimientos situados en los recintos de Montjuïc y Gran Vía. Por este motivo, los precios de los servicios dentro de los pabellones de Fira de Barcelona son muy similares a los que el visitante puede encontrar en la Rambla de Barcelona, por ejemplo. Los precios son los mismos en todos los tipos de ferias que se celebran, únicamente la oferta varía dependiendo del tipo de salón.

Otras ferias internacionales

Fira de Barcelona se ha convertido en pionera en el modelo de gestión mixto en su servicio de restauración. Eso quiere decir que hay gente interna y gente de fuera que trabaja ocasionalmente en sus recintos. En la mayoría de recintos europeos no se da este caso. O bien lo dan todo a través del sistema de concesión a un único operador, o bien a un operador mayoritario en el que una sola empresa gestiona todo el sistema de restauración y el resto se trata de empresas menores, como es el caso de Feria de Madrid (IFEMA). En el caso de Munich, hay dos grandes operadores que se reparten el servicio en partes más o menos iguales. En Fiera Milano, se da el caso que cuenta con una empresa gestora que hace de intermediaria según las necesidades de cada evento que allí se organice.

El nivel de valoración y de satisfacción de Fira de Barcelona es muy alto y el balance desde la puesta en marcha de Gastrofira en 2001 hasta el día de hoy es muy bueno. Tanto, que muchos representantes de otros recintos feriales europeos llegan hasta Barcelona para interesarse en su modelo de gestión.

El dato

Con sus dos recintos, Montjuïc y Gran Vía, Fira de Barcelona tiene la mayor superficie ferial de toda España con más de 365.000 metros cuadrados para exposiciones además de ser una de las primeras de toda Europa. En la actualidad, reúne 40.500 empresas directas y representadas y cuenta con una cartera de 80 salones, 15 de los cuales se han convertido en referentes para el resto del continente y figuran entre los tres primeros de su especialidad. Su aportación anual a la economía es de unos 2.200 millones de euros a la vez que contribuye a crear 41.000 puestos de trabajo.

Judit Monclús

EIBTM Welcome Party 2004/05 - Gastrofira

Gala Alimentària 2004 - Gastrofira

Cóctel Pavellón 8 Gran Via - Gastrofira

3GSM World Congress 2006 - Gastrofira

Montaje Imperial - Gastrofira

World Congress of Cardiology 2006 - Gastrofira

Cena Gala EXPOAVIGA 2006 - Gastrofira